Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Fremja Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Fremja Oy
Y-tunnus: 3597059-2
Kirkkokatu 1 A 1 b, 06100 Porvoo
Sähköposti:
mika@fremja.fi,
johanna@fremja.fi
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä yhteydenotot osoitteeseen mika@fremja.fi.
3. Rekisterin nimi
Fremja Oy:n asiakas‑ ja yhteydenottorekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen hoitaminen ja palvelun toteuttaminen (oikeusperuste: sopimus)
- yhteydenottolomakkeiden ja sähköpostiviestien käsittely (oikeusperuste: oikeutettu etu)
- laskutus ja kirjanpito (oikeusperuste: lakisääteinen velvoite)
- palveluiden kehittäminen ja laadun seuranta (oikeusperuste: oikeutettu etu)
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- nimi ja rooli organisaatiossa
- yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, postiosoite)
- edustettu organisaatio ja sen yhteystiedot
- asiakassuhteeseen ja palvelutoimeksiantoihin liittyvät tiedot
- yhteydenottoihin ja viestintään liittyvät tiedot
- laskutustiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään — esimerkiksi yhteydenotoista, palvelusopimuksista ja asiakastapaamisista. Lisäksi tietoja voidaan saada rekisteröidyn työnantajaorganisaatiolta.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain vaatimissa tilanteissa tai palvelun toteuttamiseksi tarpeellisten alihankkijoiden kanssa (esim. kirjanpito, tietojärjestelmäpalvelut). Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoittamana (esim. kirjanpitolain mukainen kuuden vuoden säilytysaika). Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt, jotka eivät johda asiakassuhteeseen, poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin pääsevät vain henkilöt, joille käyttöoikeus on työtehtävien perusteella myönnetty. Sähköiset tiedot on suojattu salasanoin ja asianmukaisin käyttöoikeuksin. Paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)
- rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
- pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen mika@fremja.fi. Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.
11. Evästeet
Sivusto fremja.fi ei tällä hetkellä käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä. Mikäli evästekäytäntö muuttuu, tämä seloste päivitetään ja sivustolla näytetään tarvittaessa suostumuspyyntö.
12. Selosteen muutokset
Tietosuojaselostetta voidaan päivittää toiminnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa fremja.fi/tietosuoja.
Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.